FAQ - Häufig gestellte Fragen zu LIDIS

Welche Ursache kann es haben, wenn die Summe der Erlöskonten eines Zeitraums von der Summe der WG-Ist-Auswertung des gleichen Zeitraums abweicht?

Mögliche Ursachen (evtl. in Kombination) können sein:

1. Rundungsdifferenzen (durch Rabatte, Aufteilungen etc.)*

2. Buchungen von Verderb/Schwund wird in den Ist-Auswertungen bei "Alle Umsätze" saldiert. Die lässt sich herausfinden, wenn nur auf eine Erlösart (nur Verkäufe oder nur Kassen- bzw. Fakturumsätze) gefiltert wird.

3. Löschen, Ändern oder Hinzufügen von Buchungen in der Fibu-Schnittstelle.

4. Ausgangsfrachten, die auf ein separates Konto (statt auf Erlöse) gebucht werden. Die Ausgangsfrachten werden in Lidis den Artikelumsätzen zugerechnet, stehen aber -in diesem Fall- nicht auf den Erlös-, sondern Frachtkonten.

5. Dto. bei separaten Rabatt-Konten.

6. Korrektur von Artikel-Umsätzen über die Toolbox-Funktion "Umsatzzahlen bearbeiten".

7. Reservierungen (Anzahlungen) an der Kasse, die zum Zeitpunkt des Verkaufs in Höhe der Anzahlung als Erlös gebucht werden. In den LIDIS3-Statistiken werden die Umsätze erst zum Zeitpunkt des Verrechnens der Anzahlung (also beim Abholen der Ware) zu Umsatz.

Bsp.: Ein Artikel wird 746 Mal zu 0,39 € verkauft. Darauf werden 2,25% Rabatt gegeben und auf die gesamte Rechnung noch mal 5% Rabatt.
Summe Erlöskonto: 248,05 €
Summe WG-Statistik: 246,18 €
Differenz bei einem Artikel 1,87 €

Eine centgenaue Übereinstimmung zwischen Statistik und FiBu wird nie erreicht werden können, weil für fiskalische Zwecke z.B. Rundungsdifferenzen eliminiert werden, in der Statistik aber nicht.

Du musst eine Forderung ausbuchen, also zu 100% wertberichtigen, weil dein Schuldner nicht mehr zahlt oder die Forderung fälschlich gebucht wurde.
Öffne die OPOS-Verwaltung und wähle per Doppelklick die auszubuchende Zahlung aus. Wähle als Zahlart "Manuell", trage in das Feld Betrag 0,01 ein und setze den Haken bei "ausgeglichen".

Wenn du nun auf "Zahlen" klickst, wird für diese Forderung ein Zahlungseingang von 0,01 € gebucht und der Restbetrag wird – nach Steuersätzen getrennt – als Erlösschmälerung gebucht.

Gehe nun ins Rechnungsbuch und lösche die 0,01 €-Buchungszeile und rechne den 1 ct. zu der Erlösschmälerung hinzu. Wenn du möchtest, kannst du statt der voreingestellten Konten für Erlösschmälerungen (Skonti) auch ein anderes Konto für uneinbringliche Forderungen verwenden.

Wenn noch offene Monate in den Büchern stehen, lässt sich der Monatsabschluss nicht durchführen. Es müssen erst alle vorherigen Monate abgeschlossen sein.

Der Saldo des Kassenbuchs eines Monats stimmt nicht mit dem tatsächlichen Bargeldbestand überein.

Bitte prüfen:

Stimmte der Bargeldbestand jeder einzelnen, täglichen Kassenabrechnung?
Wurden Umbuchungen zwischen Bar- und Kartenzahlungen aufgrund von Fehlerfassungen an der Kasse vorgenommen
Waren bei den täglichen Kassenbuchungsbelegen die Summe der Zahlungsmittel gleich der Summe der Erlöse?

Mögliche Fehlerquellen:
es wurde ein falscher Betrag bei Bank-Einzahlung oder manuelle Einträgen eingegeben
es wurde eine Einnahme statt einer Ausgabe erfasst
eine manuelle Eingabe wurde nicht gespeichert
es wurde ein falsches Datum bei Bank-Einzahlung oder manuelle Einträgen eingegeben, damit wird die Buchung in einen anderen Monat verschoben und kann somit einen falschen Saldo ausweisen
der Anfangssaldo des ersten nicht archivierten Monats stimmt nicht

Der Saldo kann nur in dem Monat geändert werden, der der erste Monat ist, der Daten enthält, also entweder beim Beginn der Arbeit mit der FiBu-Schnittstelle oder in dem Monat, der auf den zuletzt durchgeführten Monatsabschluss (in der FiBu) folgt.

Bsp.: Um im Monat Juli den Saldo ändern zu können, müssen für alle anderen Monate, die Daten enthalten, Monatsabschlüsse durchgeführt worden sein, alle Monate bis auf Juli müssen also unter "Archivierte Monate" stehen.

Hinweis: Ein Monatsabschluss lässt sich immer nur für den ersten Monat durchführen, der Daten enthält, d.h., wenn Juni und Juli Daten enthalten, Mai aber nicht, muss zuerst der Abschluss für Juni durchgeführt werden, bevor eine Änderung des Saldos für Juli möglich ist. Der Juli muss also in der Liste "Aktuelle Monate" der unterste Monat sein.

Der Fehler beim Export tritt nur dann auf, wenn das Konto in den Stammdaten nicht oder aber doppelt angelegt wurde.

Um Daten aus LIDIS in deine Finanzbuchhaltungssoftware zu exportieren, muss diese eine Datev-Import-Schnittstelle aufweisen. Da dies ein Quasi-Standard ist, stehen die Chancen recht gut, dass dies der Fall ist. Du solltest dich aber vor dem Kauf einer neuen Fibu-Software auf jeden Fall danach erkundigen. Unterstützt wird das aktuelle DATEV-Format (gültig seit 2015).

Zu den meisten Buchhaltungsprogrammen kannst du beim Hersteller eine kostenlose bzw. kostengünstige Demoversion des jeweiligen Programms anfordern, mit der du den Datenimport der LIDIS-Daten testen kannst. Gerne beraten wir dich auch diesbezüglich.

Du möchtest z.B. im Kassenbuch eine manuelle Nachbuchung vornehmen. Dazu klickst du im jeweiligen Buch auf das Symbol mit dem weißen Blatt. Das Problem ist jetzt aber, dass du das G.-Konto (Gegenkonto) nicht jedoch das "Konto" auswählen kannst.

Das eigentliche Problem hier ist, dass du erst die Fibu-Konten zuordnen musst. Dazu gehst du bitte folgendermaßen vor:

• Klicke auf "Extras/Optionen/Fibu".
• Klicke nun auf "Eingangskonten" und dann auf den Button mit den drei Punkten dahinter.
• In diesem Dialog kannst du nun für jedes Buch (WE-Buch, Kassenbuch, Rechnungsbuch) die Konten zuordnen.

Wenn du bspw. ein Aufwandskonto hast, auf das verschiedene MwSt-Sätze gebucht werden und diese nicht übertragen werden, dann hast du wahrscheinlich das Konto in den Stammdaten als "Automatikkonto" angelegt. Ändere diese Einstellungen auf "Vorsteuer-Konto" und der eingegebene Steuersatz wird auch übertragen.
Ein Automatikkonto ist ein Konto, bei dem der Steuersatz - entsprechend der Datev-Spezifikation - fest in die Kontonummer codiert ist und somit nicht noch einmal übergeben werden darf.

Du kannst den Export in verschiedene Formate vornehmen (DATEV, Text, Excel, dBase usw.). Du wählst also z.B. im Kassenbuch den gewünschten Monat und ggf. die Filiale aus und klickst auf den Schalter "Export". Dort wählst du z.B. das Format datev. Du wirst dann (nur beim ersten Mal) nach Namen und Nummer des "Beraters" und des "Mandanten" gefragt, zwei Informationen, die innerhalb des datev-Standards die Quelle und das Ziel der Datenübertragung bestimmen (hierzu frag am besten deinen Steuerberater). Anschließend werden die Datensätze exportiert. Du bekommst Rückfragen, wenn z.B. die Kreditorennummer nicht im von datev erlaubten Bereich liegt oder ähnliches.

Du kannst diesen Export, zusammen mit einem Ausdruck, später routinemäßig innerhalb des Monatsabschlusses der FiBu vornehmen. Dabei wird ein Monat dann komplett abgeschlossen und die Daten in LIDIS werden "festgeschrieben" (archiviert). Die Daten bleiben in jedem Fall in LIDIS erhalten, der Export kann beliebig oft wiederholt werden oder auch "untermonatlich" durchgeführt werden, z.B. wöchentlich. Dann erledigst du den Export natürlich nicht im Rahmen des FiBu-Monatsabschlusses.

Gib die entstandenen datev-Dateien deinem Steuerberater (bzw. lies sie in dein FiBu-Programm ein) und lasse dir die Korrektheit der Buchungssätze bei der ersten Übertragung bestätigen. Eventuell müssten noch kleinere Korrekturen an den Konten vorgenommen werden (Automatikkonten oder Mwst.-Konten), dies sollte aber schnell erledigt sein.

Öffne die FiBu-Optionen über Extras/Optionen und die Registerkarte "FiBu". Klicke nun auf den Eintrag "Erlöskonten". Ganz rechts erscheint nun ein Symbol mit drei Punkten. Klicke auf dieses, gelangst du in den Dialog "FiBu-Konten", in dem du die Zuordnung für alle drei Kontentypen vornehmen kannst (WE-Buch, Kassenbuch und Rechnungsbuch).

Ein Automatikkonto ist ein Konto, bei dem der zu buchende Steuersatz fest in der Kontonummer kodiert ist (in der FiBu-Software). Du stellst also in den Allgemeinen Stammdaten bei einem solchen Konto einen festen Steuersatz ein. Sinnvoll ist dies z.B. bei den Konten "Erlöse 7%" und "Erlöse 16%", da auf diese Konten ja immer nur Verkäufe mit dem entsprechenden Steuersatz gebucht werden. Bei der Einstellung "Automatikkonto" kann dann während eines Vorgangs (z.B. einer Einnahme) der Steuersatz auch nicht geändert werden.

Für Konten, auf die Buchungen mit verschiedenen Steuersätzen passieren können (z.B. Kasse), stellst du die Option deshalb je nach Art des Kontos auf "Vorsteuer-Konto" (für ein Aufwandskonto) bzw. "Umsatzsteuer-Konto" (bei einem Erlöskonto). Auch bei nicht-Automatikkonten kannst du einen Mehrwertsteuersatz einstellen, dies gilt dann aber nur als Default-Wert und kann während des Vorgangs (z.B. Einnahme) geändert werden.

Das Rechnungsbuch muss nach Datum sortiert sein. Wenn du eine Rechnung schreibst, die du rückdatierst, wird zwar die nächste verfügbare Rechnungsnummer vergeben, aber die Sortierung im Rechnungsbuch erfolgt immer nach Datum.

Mit den Rechnungsnummern soll ja auch nur die Lückenlosigkeit der Belege sichergestellt werden. Es ist nicht notwendig, dass eine später datierte Rechnung auch eine höhere Rechnungsnummer hat als eine mit früherem Datum. Die Lückenlosigkeit kannst du dadurch dokumentieren, dass du die Liste der Rechnungen druckst.

Öffne dazu die Fakturierung, klicke auf das Register Vorgänge, stelle bei Vorg.-Typ „Rechnung“ ein, stelle evtl. eine Datumsfilterung ein und klicke auf das Register Vorschau. Nun kannst du die Liste ausdrucken und – bei Bedarf – zum Rechnungsbuch heften.

Normalerweise wird die Bankdatei der Überweisungen und Lastschrifteinzüge "dtaus1" benannt. Wenn du stattdessen aber lieber das Tagesdatum als Dateinamen verwenden möchtest, dann ist das möglich. Vor der Übertragung an die Bank musst du dann evtl. die Datei wieder umbenennen.
LIDIS 3 versieht die erstellten dta-Dateien automatisch mit dem heutigen Datum, wenn du in den FiBu-Optionen die Einstellung "Dateiname ist dtaus" auf "Nein" stellst.
Dies hat allerdings Auswirkungen auf alle Bankdateien, die du von LIDIS 3 erzeugen lässt (Überweisungen, Lastschrifteinzüge, ELV).

Gutschriften, die du für Kunden erstellst, werden auf die gleichen FiBu-Konten gebucht wie die Rechnung, allerdings mit negativem Vorzeichen.

Normalerweise sind Sofortrabatte, die einem Kunden gewährt und von der Rechnung abgezogen werden, direkt vom Erlös abzuziehen. Es wird also ein um den Rabatt verminderter Erlös gebucht.

In LIDIS 3 gibt es aber die Option, Rabatte brutto zu buchen, d.h. den vollen Erlös zu buchen und die Rabatte auf ein eigenes Konto separat dagegen zu buchen. Diese Option wird dadurch gewählt, dass in der Kontenzuordnung ein Rabattkonto hinterlegt wird. Ist dort kein Konto angegeben, werden Rabatte netto gebucht.

Bitte beachten: Dies gilt natürlich nur für Gesamtrabatte, nicht für Zeilenrabatte.

Wie werden diese brutto verbuchten Rabatte im Rechnungsbuch dargestellt? Die Buchungen stehen in LIDIS 3 immer auf der gleichen Seite wie die Erlöse, aber mit umgekehrtem Vorzeichen, d.h. bei Rechnungen haben die Rabatte ein negatives Vorzeichen, bei Gutschriften ein positives. So sehen auch die z.B. nach Excel exportierten Daten aus.

Wird die Datev-Schnittstelle für den Export der FiBu-Daten genutzt, dann werden die negativen Zahlen nicht negativ gebucht, sondern im Soll. Übergeben an die FiBu werden die Rabattbuchungen in diesem Fall also als Sollbuchung bei negativem Vorzeichen (Rechnung) bzw. Habenbuchung bei positivem Vorzeichen (Gutschrift).

Wenn du mit der Bonusverwaltung arbeitest und über die auszuschüttenden Beträge Gutscheine erstellen lässt, dann musst du die entstandene Verbindlichkeit in deine Buchführung/Bilanz übernehmen.

Folgende Vorgehensweise wäre denkbar:

• Beim Erstellen der Gutscheine über die Bonusverwaltung wird eine Liste mit der ausgegebenen Bonussumme gedruckt.
• Dieser Betrag wird auf das Konto gebucht, auf das auch die Gutschein-Verkäufe gebucht werden (Verbindlichkeiten).
• Die Gegenbuchung wird auf ein Werbungs-Konto vorgenommen.

Bei der Übergabe der Rechnungen an deine FiBu über die Datev-Schnittstelle wird statt der Rechnungsnummer die Belegnummer übergeben. Du möchtest aber die Rechnungsnummer in der FiBu haben.

Der Grund hierfür ist, dass du in der Rechnungsnummer ein Zeichen verwendest, das keine Zahl ist, z.B. ein Bindestrich. Datev verlangt an dieser Stelle aber Nummern, sodass anstelle der Rechnungsnummer die Belegnummer übergeben werden muss. Ändere deine Rechnungsnummer so, dass sie ohne Bindestrich vergeben wird, dann wird auch die Rechnungsnummer an die FiBu übertragen.

Beachte, dass die Rechnungsnummer laut Datev-Spezifikation im OBE-Format max. 6-stellig sein darf. Zu lange Nummern werden automatisch gekürzt, wobei immer die letzten sechs Stellen erhalten bleiben.

Ab LIDIS 3 Version V2.60 B10 wird auch das neuere Datev-Format KNE unterstützt. Dies erlaubt für die Rechnungsnummer bis zu 12 Stellen. Auch hier werden zu lange Nummern so gekürzt, dass die relevanten hinteren 12 Stellen erhalten bleiben. Im KNE-Format sind in den Feldern Belegfeld 1 und Belegfeld 2 zugelassen:

• Ziffern 0 - 9
• Großbuchstaben A - Z
• Kleinbuchstaben a - z
• Sonderzeichen $ % & * + - /

Die automatische Wahl der Zahlart hängt von mehreren Faktoren ab.

• Ist im Lieferantenstamm im Register "Kommunikation" die Option "Einzugsermächtigung" gewählt, steht die Zahlart standardmäßig auf "Einzug".
• Ist "Einzugsermächtigung" nicht gewählt, in den FiBu-Optionen jedoch der Punkt "DTA schreiben" aktiviert, ist der Standard entsprechend "DTA".
• Sind beide Optionen deaktiviert, steht der Standard auf "Manuell".

Auf den Ausdrucken der Kassenbucheinträge siehst du einen Posten namens "Bargeld". Dieser taucht jedoch im Kassenbuch nicht auf. Grund hierfür ist, dass die Differenz zwischen den Tageseinnahmen und allen anderen Geldmitteln (z.B. Schecks, Kreditkarten,..) das Bargeld darstellt. Der Saldo eines Monats erhöht sich also täglich um die Bargeldsumme.
Um das Bargeld dennoch im Kassenbuch zu sehen, stellst du die Option "Bargeld ins Kassenbuch" unter "Extras/Optionen/FiBu" im Abschnitt "Sonstiges" auf "Ja".

Unsere Empfehlung geht eindeutig dahin, mit MwSt-Erlös- und Eingangskonten zu arbeiten, und zwar aus folgenden Gründen.

• Jeder Artikel bekommt zwingend den Steuersatz der WG. Dies bedeutet, dass für Pflanzen, die in Schalen oder Pflegerechnungen vorkommen sowie organische Düngemittel evtl. zwei WGs für jeden Steuersatz angelegt werden müssen, da der gleiche Artikel in diesen Sachverhalten einen anderen Steuersatz und somit ein anderes Buchungskonto erhalten muss.
• Bei "Pflegerechnungen" ist die Änderung des Steuersatzes für die Rechnung zwar möglich, aber es erfolgt keine Buchung auf das richtige WG-Erlös-Konto, sondern lediglich auf das entsprechende MwSt-Erlös-Konto. Die Buchung muss evtl. später manuell angepasst werden.
• Das gleiche gilt für die Verbuchung von Wareneingangs-Rechnungen mit von der Warengruppe abweichendem MwSt-Satz, wie dies z.B. bei EU-Rechnungen der Fall ist. Auch hier muss die automatisch erzeugte Buchung später manuell korrigiert werden.
• Bei einer MwSt-Satz-Änderung werden beide Kontentypen unterschiedlich behandelt.
• Der Aufwand für die Zuordnung der Konten ist größer.
• Der Buchungsaufwand in der Fibu ist größer, da bei manuell zu buchenden Vorgängen mehr Konten angesprochen werden müssen (Kontierungsaufwand).
• Das Kassenbuch / der Kassenbuchungsbeleg wird sehr umfangreich, da für jeden Tag alle Erlöskonten ausgegeben werden, die angesprochen wurden.
• Die Flexibilität mit MwSt-Konten ist wesentlich größer, da hiermit sogar Artikelbuchungsgruppen genutzt werden können, d.h., für eine Gruppe von Artikeln können eigene Buchungskonten angegeben werden. Hierzu muss lediglich ein Steuersatz - evtl. ein zweites Mal mit abweichendem Namen - angelegt werden.
• Die Auswertungen sollten eigentlich mit Lidis erfolgen und nicht in der Finanzbuchhaltung, da Lidis eine größere Genauigkeit, bis hin zum Artikel kennt. Die Gegenüberstellung von Einkauf und Verkauf sowie die Lagerbestandsveränderungen sind auf jeder Ebene - auch bis zum Artikel - möglich, und zwar tagesaktuell und ohne Korrektur- oder Abschlussbuchungen.
• Zudem ist es sinnvoller, den zusätzlichen Aufwand in die Artikelpflege und WE-Verbuchung in Lidis zu investieren, als in der Fibu den Aufwand einer exakteren WE-Verbuchung auf möglichst vielen Konten zu betreiben, da ein gut gepflegter Artikelstamm Vorteile nicht nur an der Kasse bringt, sondern auch beim Etikettendruck, der WE-Verbuchung, bei Bestandsberichtigungen, der Inventur und natürlich und vor allem bei wesentlich genaueren Auswertungen, sprich Steuerungsinstrumenten.
• An der Gastro-Kasse kann der Außer-Haus-Verkauf-Modus nicht vereinfacht genutzt werden, sondern es müssen für das gleiche Produkt zwei Artikel mit jeweils unterschiedlichen Steuersätzen angelegt werden, die dann manuell ausgewählt werden müssen. Die Automatik-Funktion kann dann nicht verwendet werden.

Wenn an der Kasse Gutscheine nicht nur gelöscht, sondern ausgebucht werden, wie werden diese Daten im Kassenbuch dargestellt und an die Fibu übergeben?

Das Ausbuchen von Gutscheinen kommt i.d.R. vor, wenn ein Gutschein zurückgegeben wird, d.h., der Kunde erhält sein Geld ausgezahlt. Ausgebuchte Gutscheine werden deshalb als negative Gutschein-Verkäufe behandelt. Sie stehen somit mit negativem Vorzeichen auf dem Gutschein-Konto. Im Geldbericht sind sie unter der Position "Verk. Gutscheine" zu finden, allerdings saldiert mit den "echten" GS-Verkäufen.

Wenn an der Kasse Gutscheine nicht nur gelöscht, sondern ausgebucht werden, wie werden diese Daten im Kassenbuch dargestellt und an die Fibu übergeben?

Das Ausbuchen von Gutscheinen kommt i.d.R. vor, wenn ein Gutschein zurückgegeben wird, d.h., der Kunde erhält sein Geld ausgezahlt. Ausgebuchte Gutscheine werden deshalb als negative Gutschein-Verkäufe behandelt. Sie stehen somit mit negativem Vorzeichen auf dem Gutschein-Konto. Im Geldbericht sind Sie unter der Position "Verk. Gutscheine" zu finden, allerdings saldiert mit den "echten" GS-Verkäufen.

Die Kontonummern sind Beispiele.

Gegenkonto 8400 nicht gefunden! Soll diese Meldung weiterhin angezeigt werden?
Ein in einer Buchung enthaltenes Gegenkonto existiert nicht. Die Meldung kann ignoriert werden, der Export wird dennoch ausgeführt. Allein die Buchungen, in denen das fehlende Konto vorkommt, werden nicht mit exportiert.

Ungültiges Konto in Zeile 1 (Erlöse Normal 19%, 02.05.)!
Diese Meldung besagt, dass nicht das Gegenkonto, sondern das Hauptkonto (im Kassenbuch z.B. "Kasse") Fehlt. Der Text in Klammern beinhaltet lediglich den "Namen" der Buchungszeile und weist nicht auf das fehlende Konto hin. Erscheint diese Meldung, wurde also offensichtlich das zuständige Hauptkonto gelöscht.

Nein. Eingelöste Gutscheine werden zwar auf die entsprechenden Erlöskonten gebucht und erhöhen somit die Einnahmen. Da sie danach aber als "Ausgabe" wieder aus dem Kassenbuch "herausgebucht" werden, bleibt der Kassenbestand unverändert.

Das Verfahren ist also analog zu Schecks, Kreditkarten oder ec-cash-Vorgängen zu sehen, die über das Kassenbuch abgewickelt werden. Auch diese Positionen werden als Ausgabe wieder aus dem Bargeldbestand herausgenommen.

Wenn ein Wechsel der Kontentypen nicht möglich ist (Schaltfläche ist grau), existiert vom dem Konto zugeordneten Mehrwertsteuersatz mehr als einer. (Z.B. 0% Befreit und 0% Innergemeinschaftlicher Erwerb.) In diesem Fall kann der Kontentyp nur geändert werden, wenn der erste in den Stammdaten vorhandene Mehrwertsteuersatz mit dem selben Wert de, Konto zugeordnet wird.

Hier die häufigsten Gründe:

1. Die Beraternummer stimmt nicht mit der im Programm ausgewählten Beraternummer überein (falscher Ordnungsbegriff).

2. Die Mandantennummer stimmt nicht mit der im Programm ausgewählten Mandantennummer überein.

3. Das Buchungsjahr wurde falsch hinterlegt.

4. Der Buchungszeitraum (Datum von und Datum bis) beinhaltet falsche Angaben.

5. Die Dateien sind komprimiert aufgezeichnet, vor dem Einspielen müssen diese mit einem entsprechenden Entkomprimierungsprogramm entpackt werden.

6. Die Postversanddateien dürfen nicht mit Erweiterung aufgezeichnet werden (z. B.: .dat). Folgende Dateinamen sind zulässig: DV01, DE001 bis DE999.

7. Die Postversanddateien können nicht direkt von einer CD/DVD eingespielt werden. Stattdessen müssen die Dateien in ein beliebiges Verzeichnis auf der Festplatte kopiert werden (z. B.: Temp-Verzeichnis). Der Import von Diskette oder USB-Stick ist direkt möglich, da auf diese Datenträger auch schreibend zugegriffen werden kann.

Hierfür gibt es folgende mögliche Gründe (aber auch andere):

1. Die Konten sind in der Fibu anders definiert als in Lidis. Vora allem die Kontentypen (Vorsteuer, Umsatzsteuer, Automatikkonto) müssen sich entsprechen.

2. Der Betrag wird vermeintlich als Euro-Betrag übergeben. Dies liegt an einer falschen Einstellung in der Fibu. Dort muss die Währung definiert werden. So lange EURO in LIDIS die Hauptwährung ist, werden alle datev-Sätze damit gesendet. (Man erkennt das in der DE001 [im HexEditor] an der 1 unmittlebar vor dem y, das jede Buchung abschließt.)

3. Das Fälligkeitsdatum kommt nicht an, sondern nur das Rechnungs- oder Tagesdatum. Dies liegt an der Fibu, die diese Daten nicht auswertet oder falsch interpretiert. In Lidis werden die Datensätze exakt nach der Vorschrift im OBE-Format erstellt. Euro Fibu 2008 von syska übernimmt die Daten bspw. richtig.

4. Fehler bei der Übernahme von Fakturdaten. Vor dem Einlesen der Fakturdaten müssen bei den meisten Programmen die Debitoren-Konten angelegt sein. Die Adressen können automatisch beim Export aus Lidis heraus übergeben werden, wenn im Dialog mit den Stammdaten (Steuerberater etc.) das Häkchen "Deb. exportieren" gesetzt ist.

Die Daten lassen sich ab LIDIS3 Version 2.6 über die Toolbox (datev-Dateien betrachten) ansehen. Klicke dazu auf die Schalfläche "Öffnen" und wähle das Verzeichnis mit den Datev-Dateien, die du ansehen möchtest.

In der Datei DV001 stehen die Vorlaufdaten (Berater, Mandant etc.), in DE001 die Buchungssätze und in DE002 die Adressen.

Seit der Version 2.6 (Sept. 2008) gibt es folgende Funktion: Beim Export von Debitoren- und Kreditoren-Buchungen werden die Adress- und Bankenstammdaten mit übertragen, sofern die Option „Stammdaten exp.“ (im Datev-Export-Dialog) gewählt ist. Weiterhin wird bei Debitoren-Buchungen das Fälligkeitsdatum 6-stellig übergeben, das somit als Datum nicht Bank und Zahlungsbedingung interpretiert und ins Belegfeld 2 übertragen wird.

Die Datev-Schnittstelle interpretiert 4-stellige Angaben im Belegfeld als Kombination aus dem (jeweils 2-stelligen) Schlüssel aus Bank und Zahlungsbedingung. Kommt ein 5- oder 6-stelliger Eintrag vor, wird dies als Datum interpretiert.

Für das Gegenkonto hat datev 7 Stellen (OBE-Format) vorgesehen. Davon sind die letzten 5 die eigentliche Kontonummer (wie auch im Feld Konto, das nur 5-stellig ist), wovon normalerweise für Sachkonten nur 4 benutzt werden (1 Stelle hat datev noch in Reserve), Personenkonten sind 5-stellig. Konten dürfen also max. 5-stellig sein.

Die erste der sieben Stellen kann einen Berichtigungsschlüssel enthalten (ist bei uns immer 0) und die zweite einen Steuerschlüssel (z.B. 3 und 2 für Umsatzsteuer normal und reduziert oder 9 und 8 für die jeweilige Vorsteuer). Diesen fügt LIDIS standardkonform nur bei Nicht-Automatik-Konten.

Das neuere Format (KNE) erlaubt max. 9-stellige Kontonummern.

In manchen Fällen kann es nötig sein, die Belege im Kassenbuch neu durchzunummerieren. Achtung: Besprich dies auf jeden Fall zuvor mit deinem Steuerberater!

• Öffne hierzu über "Datei/Finanzbuchhaltung/Kassenbuch".
• Klicke auf die Belegnummer der Position, bei der die Nummerierung starten soll.
• Wähle nun im Menü "Bearbeiten/Neu Nummerieren"

In den exportierten Dateien steht das Vorjahr.

Beim datev-Export wird eine Abrechnungsnummer ausgegeben, die automatisch jedes Mal um eins weitergezählt wird und sicherstellen soll, dass ein und dieselben Daten nicht versehentlich zweimal eingelesen werden. Diese Nummer enthält auch die Jahreszahl des laufenden Geschäftsjahres.

Damit die Jahreszahl des laufenden Monats übernommen wird, muss in LIDIS ein Jahresabschluss (Vorgang/Jahresabschluss) durchgeführt werden.

Bei der Umstellung auf die IBAN ist es nicht nötig, die Kontonummer und die BLZ separat weiter zu pflegen. Diese beiden Nummern sind in der IBAN enthalten und werden von LIDIS für die Erstellung der nationalen dtaus-Dateien aus dieser extrahiert. Es genügt also, die IBAN auch bei nationalen Bankverbindungen zu pflegen.

Wenn du Bareinkäufe von Ware an der Kasse als Ausgabe erfasst, musst du diese danach noch als Wareneingang bzw. Rechnungseingang in LIDIS3 verbuchen, damit der Wareneinkauf den Soll-Daten hinzugefügt wird und -bei artikelgenauer Erfassung- die Bestände erhöht werden. Nach der Verbuchung der Rechnung in LIDIS3 musst du die im Wareneingangsbuch (Fibu) entstandenen Buchungszeilen wieder löschen, da die Buchung auf das Wareneinkaufskonto ja bereits über die Kasse erfolgt ist.

Bei der Erfassung von reinen Kosten-Rechnungen oder Kosten-Positionen in gemischten (WE und Kosten) Rechnungen, kannst du die Kostenpositionen im Eingang mit dem Kürzel K bzw. per rechte Maustaste Kosten einfügen und diesen ein Kostenkonto auf der Detailseite zuordnen.

Die so erfassten Kostenpositionen verändern nicht die Bewegungsdaten, also Einkaufswerte der Lieferanten, beeinflussen also keine Soll-Statistik. Wenn du einzelne Kosten aber als Artikel verwalten möchtest, um auf sie im Artikelstamm zurückgreifen zu können und bei Nachkäufen die letzten Preise nachschlagen zu können (z.B Verbrauchsmaterial, Werbeartikel, Verpackungsmittel etc.), dann empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

• Lege einen EK-MwSt-Satz an (i.d.R. dürfte nur 19% erforderlich sein, bei Bedarf kannst du aber auch für jeden vorkommenden Steuersatz einen anlegen)
• Weise diesem Steuersatz (bzw. Steuersätzen) unter Extras, Fibu, Optionen, Konten ein nicht angelegtes Konto (z.B. 9999) zu. Lege dieses Konto nicht in den Stammdaten an.
• Ordne den Kosten-Artikeln diesen Steuersatz als EK-MwSt-Satz zu.
• Wenn du nun deine Rechnungen mit diesen Kosten-Artikeln verbuchst, dann werden diese Positionen auf das Konto 9999 gebucht.
• Nach dem Buchen wechsle ins WE-Buch und ändere die Konto-Nr. 9999 in die Nummer des Kostenkontos auf die gebucht werden soll.

Seit der Version LIDIS3 2.6 B10 gibt es folgende Option:

Neue Checkbox "Ins Rechnungsbuch" auf der Endeseite der Faktur, nur sichtbar bei zur Rechnung weiterverarbeiteten Kassen-Lieferscheinen und wenn "Umsatz bei LS" gewählt ist.

Hierzu ein paar Hintergrundinformationen:

Werden Lieferscheine an der Kasse erstellt und diese später weiterverarbeitet zu Rechnung(en), musste bisher die Rechnung (Forderung) aus dem Fakturbuch gelöscht werden. Nun gibt es o.g. Option, die verhindert, dass die Erlösbuchung im Fakturbuch überhaupt erzeugt wird.

Zum Tragen kommt das Folgende nur, wenn die Option Umsatzberechnung bei Fakturvorgängen auf "Bei Lieferschein" gestellt ist, d.h., Lieferscheine, die (an der Kasse oder Faktur) erstellt werden, gelten schon als Erlöse. Die Erlösbuchung steht dann im Kassenbuch. Die Buchung der Forderung auf das Kundenkonto steht (als Ausgabe, da ja kein Geldzufluss vorliegt) ebenfalls im Kassenbuch, so dass auf dem Kundenkonto ein Saldo entsteht.

Würde (oder wird) der OPOS später an der Kasse bezahlt, würde die Forderung wieder über das Kassenbuch ausgebucht und der Saldo wäre Null.

Wenn du in Faktur den Lieferschein zur Rechnung weiterverarbeitest, dann entsteht noch einmal eine Erlösbuchung im Fakturbuch, da nicht bekannt ist, ob der Lieferschein bereits gebucht wurde. Diese Buchung musste bisher manuell aus dem Fakturbuch gelöscht werden. Nun kann auf dem Ende-Register der Faktur die Checkbox "Ins Rechnungsbuch" verwendet werden, um zu steuern, ob die Rechnung in die Fibu übernommen werden soll oder nicht. Wenn du bspw. eine Mischung aus Kassen- und Faktur-Lieferscheinen hast, dann müsstest du die Erlösbuchung des Lieferscheins aus dem Kassenbuch löschen und die Rechnung stattdessen ins Fakturbuch übernehmen. Ähnliches gilt, wenn du nach dem Weiterverarbeiten des Lieferscheins die Rechnung änderst (z.B. Rabatte gibst), dann musst du die Rechnung ins Fakturbuch übergeben und die Buchung später so korrigieren, dass nur die Differenz zum gebuchten Lieferschein übrig bleibt.

Wenn die Rechnung nun bar bezahlt wird, wird der OPOS über das Kassenbuch ausgebucht, wird die Rechnung überwiesen, trägst du den Zahlungseingang in der OPOS-Verwaltung ein und die Buchung steht im Fakturbuch. In beiden Fällen ist der Saldo auf dem Kundenkonto dann ausgeglichen.

Stünde die o.g. Option zur Umsatzberechnung auf "Bei Rechnung" wäre das Löschen oder Ändern der Erlösbuchung bzw. das Verhindern der Faktur-Erlösbuchung nicht erforderlich. Allerdings findest du die Lieferschein-Umsätze dann nicht an dem Tag des Verkaufs in den Statistiken, sondern erst beim Bezahlen des OPOS an der Kasse oder beim Weiterverarbeiten zur Rechnung. Grundsätzlich sollte, wenn Umsatzberechnung bei Lieferschein eingestellt ist, die Rechnung exakt dem Kassen-Lieferschein entsprechen.

Wenn versehentlich die im obigen Eintrag ("Kassen-Lieferscheine und Erlösbuchungen im Kassen- und Fakturbuch") beschriebenen Kassen-Lieferscheine zur Rechnung umgewandelt und noch mal gebucht wurden, hast du folgende Möglichkeiten zur Korrektur.

Durch das doppelte Buchen der Vorgänge wurden die Erlöse doppelt gebucht, d.h. sie sind einmal in den Erlösbuchungen aus der Kasse enthalten als auch in denen aus dem Rechnungseingangsbuch. Normalerweise müssen nur die Erlösbuchungen aus dem Rechnungseingangsbuch in LIDIS3 gelöscht werden. Diese kannst du einfach löschen, wenn die Daten noch nicht in die FiBu übertragen wurden, weil LIDIS3 in der Fbu-Schnittstelle keine Gegenbuchung verlangt.

Wurden die Lieferscheine nach dem Weiterverarbeiten verändert (z.B. Rabatte in LIDIS3 gewährt, die im Kassen-LS nicht enthalten waren) oder sind die Buchungen schon in die FiBU übertragen worden, dann wird's kompliziert. Dann müssen die ganzen Rechnungen bzw. die Differenzen zwischen Kassen-Lieferschein und Faktur-Rechnung ausgebucht werden. Dabei ist zu beachten, dass die entsprechenden Erlöskonten (je nach Steuersätzen) angesprochen werden müssen und natürlich der richtige Debitor.

Damit Auslandsüberweisungen in eine dtazv-Datei geschrieben werden, musst du die FiBu-Option "Internationale Gutschriften" auf "dtazv-Datei erstellen" stellen. Dann erstellt LIDIS 3 nun beim Export im Fenster "Zahlungsüberwachung" außer der gewohnten Datei dtaus mit den nationalen Überweisungen auch eine dtazv-Datei, falls die Liste der offenen Eingangspositionen auch internationale Bankverbindungen enthält. Du erhältst also automatisch zwei Dateien (dtaus und dtazv), wenn nationale und internationale Überweisungen in den OPOS stehen. Eine zusätzliche Filterung oder separate Erstellung der unterschiedlichen Überweisungen ist nicht erforderlich, LIDIS3 trennt dies selbständig.

Die für Auslandsüberweisungen erforderlichen IBAN und BIC müssen in den Lieferantenstammdaten hinterlegt sein.

Diese dtazv-Datei kann in alle gängigen Zahlungs-Programme importiert bzw. der Bank übergeben werden. In der Toolbox (DTA-Dateien betrachten) kannst du in die erstellten dtazv-Dateien hineinsehen.

Durch die Wahl des Buchungstyps wird entschieden, ob der Buchungsbetrag in die Spalte Einnahmen oder Ausgaben geschrieben wird.

Du hast bei Kostenpositionen im Eingang oder der Kasse den Steuersatz eines Vorsteuerkontos geändert, z.B. von 19% auf 7%. In der Fibu kommt aber trotzdem 19% an.

Der Grund ist, dass beim Vorsteuer-Konto der Steuersatz 19% als Stamm-Wert (Default) hinterlegt ist. Beim datev-Export werden die Steuersätze (und damit deren Schlüssel) immer aus den Kontenstammdaten geholt. Lässt du den Steuersatz (in den Kontenstammdaten) bei diesen Konten leer, dann werden die richtigen Schlüssel verwendet.

Wenn noch offene Monate in den Büchern vorhanden sind, lässt sich der Anfangsbestand des aktuellen Monats nicht ändern. Es müssen erst alle vorherigen Monate abgeschlossen werden.

Du buchst EU WE-Rechnungen, in denen Positionen vorkommen, die du auf Vorsteuerkonten buchst (z.B. Frachten). Die Konten sind als Vorsteuerkonten definiert und es wurde auch der richtige Steuersatz in der Position zugeordnet. Trotzdem werden bei der Datev-Übergabe Inlands-Buchungsschlüssel (08 bzw. 09 statt 18 bzw. 19) verwendet.

Die Schlüsselung aller Steuersätze ist in LIDIS 3 z.Zt. nicht vorgesehen, da nur die ersten drei MwSt-Sätze (19%, 7% und 0%) in LIDIS mit festen Eigenschaften "codiert" sind. Alle übrigen MwSt-Sätze, die du selber anlegen kannst, sind lediglich Steuersätze mit hinterlegten Prozentwerten, die aber keine weiteren Informationen (wie bspw. EU, Ausland, individuell etc.) enthalten.

D.h., wenn du einen Steuersatz "EU 7%" definierst und den Prozentwert 0% hinterlegst, dann wissen wir bei der Übergabe nicht, um welchen Buchungstatbestand es sich hierbei handelt, weil wir "nur" den Steuersatz kennen.
Es ist deshalb zu empfehlen, für diese Fälle - in Absprache mit dem Steuerberater- Automatikkonten zu verwenden.

Die von LIDIS3 unterstütze DATEV-Schnittstelle ist die SELF-Schnitsttelle. Dies wird zwar nicht mehr weiterentwickelt, funktioniert aber auch weiterhin mit DATEV Pro.

Lediglich in DATEV Pro neu hinzugekommene Felder in den Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten lassen sich in diesem Format nicht übertragen, was aber für die Zwecke der Datenübergabe nicht nötig ist.

Der Unterschied zwischen Geldkonto und Sachkonto besteht nur darin, wo die Konten an welchen Stellen in Lidis sie angezeigt werden. Die Klassifizierung eines Kontos als "Geldkonto" dient nur dazu, auf diesen Kontotyp bestimmte Auswahllisten zu filtern.

Geldkonten sind Konten, die für die Buchung von Zahlungsmitteln verwendet werden. Hierbei handelt es sich nicht um einen Begriff aus der Buchführung, sondern um eine Lidis-spezifische Bezeichnung. So werden bspw. in der OPOS-Verwaltung nur Geldkonten zur Auswahl angeboten, da beim Ausbuchen eines OPOS ja lediglich ein Zahlmittel (Bank, Kasse, Gutschein, ec usw.) benötigt wird.

Für einen Buchungssatz hat die Unterscheidung keine materielle Bedeutung. Auch für die Übergabe an die FiBu macht die Art des Kontos keinen Unterschied (anders als die Unterscheidung zwischen Automatik- und Umsatz-/Vorsteuer-Konten).

Beim FiBu-Export der Kreditoren erhältst du folgende Meldung:

"Der Lieferant XYZ hat eine ungültige Kreditorennummer (XXXXX), die nicht korrigiert werden kann, da der Matchcode nicht existiert.
Export fortsetzen?"

Diese Meldung kommt, wenn der Kurzname des Lieferanten (oben links neben der Nummer) geändert wurde, nachdem die Rechnung ins Rechnungsbuch übergeben wurde. Ändere also bitte entweder die Bezeichnung des Lieferanten wieder zurück oder den Namen im Buchungssatz.

Du hast ein SEPA Basismandat und möchtest die Kunden-Rechnungen einziehen? Gehe dabei so vor:

Falls noch nicht erfolgt, muss zunächst das Verfahren in den Optionen (FiBu) auf SEPA umgestellt werden. Dann wird bei den Kunden mit Einzugsermächtigung SEPA (statt früher DTA) angezeigt. Dies lässt sich entweder im Kundenstamm hinterlegen (Register Kommunikation "Einzugsermächtigung liegt vor") oder für den Einzelfall manuell in der OPOS-Verwaltung umstellen.

Nun werden die OPOS in der OPOS-Verwaltung als (komplett) bezahlt markiert, danach klickst du auf "Zahlen". Es erscheint der Dialog mit der Bankverbindung und dem Feld für die Eingabe der Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor-ID). Diese musst du nur einmal eingeben, sie bleibt dann für das nächste Mal gespeichert.

Als Mandatsreferenz wird automatisch die Kundennummer verwendet, du musst dich darum nicht kümmern.

Nach Bestätigung des Dialogs wird für die fälligen und einzuziehenden Lastschriften die SEPA-Datei, i.d.R. im Verzeichnis L3dataFibu erstellt, deren Dateinamen folgendermaßen aufgebaut ist MSL001-jjjmmttXXXXXX.xml.

Grundsätzlich sind Anzahlungen -anders als Gutscheine- nicht erfolgsneutral, sondern steuerpflichtig, da sich die Anzahlung auf ganz konkrete Artikel bezieht, deren Steuersätze bereits bei der Annahme der Anzahlung bekannt sind.

Damit generell Anzahlungen bei der Annahme versteuert werden, muss beim Gutschein Typ 2 (Anzahlung) die Option "MwSt-Abzug schon bei Anzahlung" gewählt und Anzahlungen an der Kasse dann über die Funktion Reservierung durchgeführt werden. In diesem Fall wird der Betrag der Anzahlung anteilig auf die entsprechenden Erlöskonten gebucht.

Wenn man Anzahlungen für nicht genau definierte Artikel annimmt, also eher Gutscheine, dann kann die sog. Anzahlung auch erfogsneutral gebucht werden, indem die o.g. Option nicht gesetzt ist. In diesem Fall werden Anzahlungen über ein Verbindlichkeiten-Konto gebucht und sind nicht mit MwSt. belastet*. Damit sind die Anzahlungen aber noch nicht in den Erlösen! Achte in diesem Fall darauf, die erfolgswirksame Buchung rechtzeitig zum USt-Voranmeldezeitpunkt durchzuführen.

es sei denn, das Konto wäre anders konfiguriert

Wenn ec-Buchungen auf einem anderen oder keinem Konto landen, kann es daran liegen, dass du das Konto für ec-cash-Zahlungen nicht unter der Position "Scheck" in den Kontenzuordnungen (Optionen, FiBu, Erlöskonten) eingetragen hast.
EC-Buchungen, bei denen der Haken bei ec-cash gesetzt ist, werden auf das Scheck-Konto gebucht. Natürlich kannst du auch bei ec-Karte und bei Schecks das gleiche Konto eintragen.

Beim Erstellen einer SEPA-Datei wird ab 1065 nicht mehr das Tagesdatum als Ausführungsdatum (ReqdExctnDt = Requested Execution Date) für die Überweisungen verwendet, sondern das jüngste Fälligkeitsdatum der Zahlungen, die in einem Zahllauf exportiert werden.

Bsp.: es gibt drei Zahlungen 1. Zahlung Fälligkeit 15.5. 2. Zahlung Fälligkeit 17.5. 3. Zahlung Fälligkeit 16.5.

Beim Export wird das Ausführungsdatum (ReqdExctnDt) für alle Zahlungen auf den 15.5. gesetzt, da es pro SEPA-Datei immer nur ein Ausführungsdatum für alle Zahlungen geben kann. Um Zahlungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten zu unterschiedlichen Ausführungsterminen zu erstellen, müssen mehrere Zahlläufe gemacht und mehrere SEPA-Dateien erstellt werden.

Aufgrund von EU-Vorgaben ändert sich die umsatzsteuerliche Handhabung von Gutscheinen zum 01.01.2019 auch in Deutschland. Bisher wurde umsatzsteuerlich zwischen Wert- und Sachgutscheinen unterschieden. Wertgutscheine lauten auf einen bestimmten Geldbetrag (brutto). Sachgutscheine lauten dagegen auf eine hinreichend konkret (nach Art und Menge) bestimmte Ware oder Dienstleistung. Du kannst sie nur hierfür einlösen. Ob daneben der Wert der Ware oder Dienstleistung angegeben ist, spielt keine Rolle. Ab dem 01.01.2019 ist die alte Unterscheidung bei den Gutscheinen aufgegeben. Die Gutscheine sind künftig in die Kategorien „Einzweck-Gutschein" und „Mehrzweck-Gutschein" zu unterteilen.

Umsatzsteuerlich unterscheiden sich die beiden Gutscheinarten dahingehend, dass bei Einzweck-Gutscheinen die Umsatzsteuer sofort mit Verkauf der Gutscheine entsteht. Die angegebene Leistung gilt bereits mit Übertragung des Gutscheins als erfüllt. Der Verkauf von Mehrzweck-Gutscheinen ist dagegen nicht steuerbar. Umsatzsteuer wird erst ausgelöst, wenn die angegebene Leistung tatsächlich erbracht wird.

Bei Gutscheinen, die in deinem Betrieb ausgegeben werden, handelt es sich um Geschenk-Gutscheine, die sowohl für 7%ige als auch für 19%ige Waren eingelöst werden können. Da die Umsatzsteuer, wie oben beschrieben, noch nicht feststeht, handelt es sich hierbei um Mehrzweck-Gutscheine.

Für den Einzweckgutschein gilt: Die dort genannte Leistung musst du als Unternehmer wie beim bisherigen Sachgutschein bereits mit der Ausgabe des Gutscheins der Umsatzsteuer unterwerfen.

Der Mehrzweckgutschein dagegen gilt umsatzsteuerlich - wie der bisherige Wertgutschein - als reines Zahlungsmittel. Die Leistung musst du als leistender Unternehmer erst dann versteuern, wenn der Endverbraucher den Gutschein bei dir einlöst.

Als Einzweckgutschein gilt ein Gutschein dann, wenn schon im Zeitpunkt der Ausgabe durch den Unternehmer die beiden folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

Der Ort der Leistung muss feststehen. Dabei soll es ausreichen, wenn der EU-Mitgliedsstaat eindeutig feststeht.

Die abzuführende Mehrwertsteuer muss ebenfalls feststehen.
Ein Mehrzweckgutschein ist somit ein Gutschein, der eine der beiden Voraussetzungen nicht erfüllt.

Von dieser Regelung ausgeschlossen sind ausdrücklich die sogenannten Preisnachlass- oder Preiserstattungs-Gutscheine, also Coupons.

Anders sieht die Situation bei echten Anzahlungen für Bestellungen oder zurückgelegte Artikel aus. Da hier der Zweck feststeht, musst du die Anzahlungs-Gutscheine bereits zum Zeitpunkt der Ausstellung versteuern. Hierfür steht an der Kasse bereits seit vielen Jahren die Funktion "Reservierung" zur Verfügung.

Obwohl die Reservierung eine Anzahlung ist, berührt sie nicht das Anzahlungskonto, sondern lediglich in Höhe der Anzahlung die Erlöse. Diese werden anteilig zur Anzahlung auf die beiden Erlöskonten verteilt, bei 20% Anzahlung also je 20% des angezahlten Warenwerts auf das jeweilige Erlöskonto. Das Anzahlungskonto wird dabei aus diesem Grund gar nicht berücksichtigt.

In den offenen Posten wird lediglich der Anzahlungsbetrag, der schon versteuert ist. Der nicht angezahlte Anteil der Reservierung wird nicht gespeichert. Es kann ja sein, dass die geliefert Ware dann doch vom zuvor veranschlagten Preis abweicht, da nur die kleinere oder größere Variante lieferbar ist.

Um Buchungen an den Steuerberater (oder die eigene Fibu) übergeben zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

a) Die Konten müssen mit dem jeweils richtigen Typ (Automatik-, Umsatzsteuer-, Vorsteuer-Konto) in den Stammdaten angelegt sein (Start, Allgemeine Stammdaten, Konten)

b) Die Konten müssen den Buchungsvorfällen zugeordnet sein (Optionen, Fibu, neben Eingangskonten auf die drei Punkte klicken)

c) Stelle das zu verwendende Übertragungsformat (DATEV aktuell) ggf. in Absprache mit deinem Steuerberater ein (Optionen, Fibu, Rubrik datev, Dateiformat)

d) Das jeweilige Fibubuch wird aus der Fibu-Schnittstelle heraus exportiert (FiBu, Exportieren, DATEV als Format wählen)

e) Beim ersten Mal musst du neben dem Verzeichnis* noch die Berater- und Mandantennummer erfassen. Erfrage diese bei deinem Steuerberater.

f) In dem Verzeichnis findest du jeweils eine Datei für das Kassenbuch bzw. zwei Dateien (Kreditoren und Debitoren), die du dann an den Steuerberater senden kannst.

g) Gemäß der DATEV-Vorgabe beginnen die Dateien immer mit EXTF_, danach kommen dann die festen Texte "LIDIS-Kassenbuch", "LIDIS-Rechnungsbuch" oder "LIDIS-Eingangsbuch", der Filialname sowie Monat und Jahr. In der Datei mit (SD) nach dem Jahr befinden sich die jeweiligen Personenkonten (Debitoren, Kreditoren).

Das Verzeichnis kannst du frei wählen, wir empfehlen die vorgeschlagene LIDIS-Daten-Freigabe "Fibu" zu verwenden, also z.B. \Server\L3DATA\FiBu.

Beim DATEV-Export des Kassenbuchs erhältst du folgende Meldung:
"Ungültiges oder fehlendes Kassenkonto. Bitte prüfe in den FiBu-Optionen die korrekte, ggf. filialabhängige, Zuordnung des Kassenkontos (Abschnitt Konten/Erlöskonten, Dialog FiBu-Konten)!"

Für diese Meldung kommen drei Ursachen in Frage:

• Das Kassenkonto ist in den Kontenstammdaten nicht angelegt (bzw. gelöscht) oder mit einer anderen Konto-Nummer als der in den Zuordnungen hinterlegten.

• In den Konto-Zuordnungen ist das Konto nicht oder mit einer falschen Nummer zugewiesen, evtl. fehlt es auch nur bei einer Filiale.

• Es kommen im Kassenbuch Buchungssätze ohne bzw. mit falscher Kontonummer vor. Dies passiert, wenn nachträglich das Konto geändert wurde oder wenn Kassen gebucht wurde bevor ein Kassenkonto angelegt bzw. zugewiesen war.

Wohin werden Mahngebühren beim Erzeugen der Mahnungen gebucht und wie werden sie bei Zahlung oder falls der Kunde die Mahngebühren nicht bezahlt, behandelt?

Für die Mahngebühren gibt es in LIDIS kein separates Konto. Bei der Entstehung der Mahngebühren erfolgt keine Buchung, der Rechnungsbetrag bleibt unverändert bestehen und es wird auch keine Verbindlichkeit gebucht. In den Debitoren fehlt also zunächst die Mahngebühr.

Wenn der Kunde die Mahngebühren nicht zahlt, dann musst du nichts machen, denn sie wurden ja auch nicht gebucht.

Wenn der Kunde die Rechnung inkl. Mahngebühren bezahlt und die Zahlung aus den OPOS (mittels 'Zahlen') gebucht wird, steht im Rechnungsbuch der Zahlbetrag inkl. Mahngebühren.

In dem Fall der Zahlung der Gebühren müsstest du im Rechnungsbuch die Buchung manuell aufsplitten, indem du die Zahlungsbuchung um die Mahngebühr verringerst und eine Buchung für die erhaltene Mahngebühr einfügst (im SKR 03 bspw. auf "2510 Sonstige betriebsfremde Erträge").

Die Ursache für vermeintlich falsche Salden liegt darin, dass LIDIS nicht den Saldo speichert, sondern nur die Buchungssätze. Es wird immer nur der Anfangsbestand des ersten nicht archivierten Monats pro „Buch" gespeichert. Beim Archivieren gibt es deshalb keinen Anfangsbestand mehr, so dass die Salden der archivierten Bücher nicht den tatsächlichen Saldo darstellen, den du in der FiBu findest.

Korrekt sind die Salden nur dann, wenn der erste archivierte Monat den korrekten Anfangsbestand hatte, dann würde dieser bei Fortschreibung auch für die Folgemonate stimmen. Das Speichern der Salden ist nicht erforderlich, weil in LIDIS lediglich die Datensätze für den FiBu-Export bereitgestellt werden.

LIDIS3 kennt zwei Optionen für Buchungssätze (Optionen, FiBu, Eingangs- bzw. Erlöskonten): Mehrwertsteuer-Konten und Mehrwertsteuer-Konten mit Kostenstellen. In beiden Fällen wird pro Steuersatz ein Konto angesprochen, bei der Option mit Kostenstellen wird jedoch pro Steuersatz und Kostenstelle ein Buchungssatz erzeugt.

Die Kostenstellen können entweder detailliert pro Warengruppe (im WG-Stamm) oder pauschal pro Filiale (im WG-Stamm) angelegt werden. Ist bei einer WG keine Kostenstelle hinterlegt, die Option "mit KSt" aber aktiviert, wird ersatzweise die KSt. aus dem WG-Stamm verwendet.

Welchen Weg du wählst, hängt davon ab, auf welcher Ebene du die Kostenstellen definiert hast. Wenn deine Kostenstellen bspw. Abteilungen sind, dann hinterlegst du die jeweilige Abteilungskostenstelle bei allen Warengruppen der jeweiligen Abteilung. Diese WG-Kostenstellen können auch filialabhängig definiert werden, also pro WG und Filiale kannst du eine eigene Kostenstelle hinterlegen (hierzu im WG-Stamm oben rechts die Filiale auswählen).

Unabhängig von der Arbeitsweise werden die Kostenstellen mittels DATEV-Schnittstelle an die FiBu übergeben. Die Kostenstellen musst du in der Kostenstellenrechnung deiner FiBu definieren, in LIDIS trägst du lediglich die KSt.-Nummern ein.

Damit kannst du Wareneingänge und Erlöse automatisch auf die entsprechenden Kostenstellen buchen lassen. Bei Aufwandsbuchungen musst du die Kostenstellen im Eingang manuell erfassen, ebenso bei Buchungen im Kassenbuch.

So gehst du vor, wenn du mit Kostenstellen buchen möchtest:

• Sprich mit dem Steuerberater / der Buchhaltung ab, wann du das Buchungsverfahren ändern kannst.
• Trage bei allen Warengruppen die zu verwendenden Kostenstellen ein.
• Trage im Filialstamm die Kostenstelle ein, die verwendet werden soll, wenn du bei einer WG mal keine Kostenstelle hinterlegt hast.
• Stelle unter Optionen, FiBu, Eingangs- und Erlöskonten die Option auf: "MwSt.-Konten mit Kostenst."